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Art. 1) ITABIA Italian Biomass Association (di seguito indicata come “Organizzatore”), in collaborazione con CNR IBE (Consiglio Nazionale delle Ricerche - Istituto per la Bioeconomia) e FEDERUNACOMA (Federazione Nazionale Costruttori Macchine per l’Agricoltura) organizza la manifestazione in campo Futa Expò - evento dimostrativo e commerciale dedicato alle tecnologie della filiera foresta legno. La manifestazione si svolgerà dal 4 al 6 Luglio 2025 presso l’Azienda Agricola La Dogana, a Barberino del Mugello (FI).

Art. 2) Sono ammesse alla manifestazione tutte le Aziende che costruiscono, commercializzano o promuovono tecnologie per la gestione forestale attiva, tra cui:

• trattrici forestali

• macchine e attrezzature per la selvicoltura

• componenti e parti staccate di trattrici e macchine forestali

• accessori, utensili, abbigliamento, ecc.

• servizi per le aziende e gli operatori forestali (finanziari, assicurativi, noleggio, stampa specializzata e di settore)

Art. 3) L’assegnazione degli spazi espositivi è di esclusiva pertinenza dell’Organizzatore e sarà comunicata ai partecipanti al FUTA Expo 30 giorni prima dell’inizio della manifestazione.

Art. 4) Gli espositori potranno prendere possesso del proprio spazio espositivo a partire dalle ore 9 del giorno 1 luglio e dovranno terminare l’allestimento alle ore 20 del 3 Luglio stesso giorno. Il disallestimento degli stand potrà iniziare alle ore 18 del giorno 6 luglio. Tutte le aziende dovranno liberare le parcelle entro le ore 18 del giorno 8 luglio.

Art. 5) L’allestimento dello stand sarà a cura dell’Azienda partecipante e potrà essere effettuato a piacimento, purché nell’ambito delle vigenti disposizioni di legge. È ammessa l’esposizione di elementi pubblicitari e di propaganda dell’azienda partecipante esclusivamente all’interno del proprio stand. L’organizzatore fornirà a ciascuna Azienda partecipante la biomassa necessaria alle dimostrazioni da effettuare. La rinuncia da parte dell'Azienda espositrice ai servizi compresi nella parcella non comporta alcun rimborso da parte dell’Organizzatore, salvo accordi specifici da definirsi, che comunque non impegnano in alcun modo l’Organizzatore.

Art. 6) L’Azienda esonera l’Organizzatore da ogni responsabilità civile e penale, per tutto quanto dovesse accadere all’interno dello stand dal momento della consegna alla sua restituzione.

Art. 7) Le dimostrazioni dovranno essere eseguite da personale qualificato per la conduzione delle macchine, opportunamente equipaggiato con tutti i DPI di legge. Le aziende che permetteranno ai visitatori di provare una o più macchine, lo faranno sotto la propria responsabilità.

Art. 8) L’Organizzatore non è responsabile delle macchine non conformi alla legislazione in materia di sicurezza dei macchinari e prevenzione infortuni. Si ricorda che le macchine di cui all’Art. 1 dovranno essere conformi alla legislazione in materia di sicurezza.

Art. 9) Sarà cura delle Aziende partecipanti provvedere alla stipula di idonea polizza assicurativa onnicomprensiva dell'evento (R.C., trasporto, furto, incendio, eventi eccezionali). L’espositore assume a proprio esclusivo carico ogni responsabilità in ordine a danni o furti che dovessero verificarsi sia durante lo svolgimento della manifestazione che nel periodo di allestimento e disallestimento.

Art. 10) In caso di forza maggiore o comunque per motivi indipendenti dalla volontà dell’Organizzatore, potrà essere modificata la data della manifestazione o soppressa la manifestazione senza che venga concesso un indennizzo ai partecipanti.

Art.11) Le bolle di accompagnamento dei beni viaggianti (trattrici ed attrezzature) devono essere intestate alle ditte stesse, con destinazione "Azienda agricola La Dogana – Località La Dogana - 50031 Barberino di Mugello (FI).

Art. 12) Gli autocarri dovranno essere parcheggiati nei posteggi a tale scopo predisposti.

Art. 13) Saranno a carico dell’Organizzatore:

• Sistemazione delle parcelle/cartellonistica

• Organizzazione parcheggi espositori e visitatori

• Vigilanza notturna

• Servizi vari (pronto soccorso, servizi antincendio, servizi igienici)

• Assicurazione di base R.C.

Art. 14) Per recarsi nei propri stand con le macchine e relative attrezzature, deve essere rispettato il percorso segnalato a tale scopo ed i limiti degli spazi per le dimostrazioni, non invadendo le strade preventivamente preparate per i visitatori.

Art. 15) L’ammissione alla manifestazione avviene dietro presentazione della richiesta di partecipazione, redatta secondo quanto comunicato dall’Organizzazione, rispettandone i tempi e le modalità indicate. La Società organizzatrice si riserva di dare conferma dell’ammissione alla manifestazione, nonché dell’accettazione delle macchine da esporre.

Art. 16) Le tariffe per partecipare alla manifestazione variano in funzione dello spazio richiesto dagli espositori che potranno usufruire di uno sconto del 20% se provvederanno ad effettuare il saldo entro il 15 marzo 2025, come riportato nella seguente tabella.

Art. 17) L’ammissione è subordinata al versamento dell’importo totale IVA inclusa al momento dell’invio della domanda, come indicato sul modulo di adesione..

Art. 18) L’Organizzatore si riserva di stabilire, anche in deroga al presente regolamento, norme e disposizioni da essa giudicate opportune per migliorare la sicurezza e l’efficienza della manifestazione.

Art. 19) Con la firma della domanda di ammissione l'Azienda partecipante si impegna ad accettare il regolamento generale e tutte le prescrizioni integrative che saranno adottate dall’Organizzatore. Inoltre, ai sensi della legge 675/96 e successive integrazioni e modificazioni, si autorizza l'utilizzo dei dati per finalità funzionali allo sviluppo della manifestazione. Informativa all’Interessato ai sensi dell’art. 13 del decreto legislativo n. 196/2003 e prestazione del consenso. I dati personali forniti dall’Interessato sono trattati anche con strumenti informatici per le finalità indicate nella presente domanda di partecipazione e dalla modulistica inerente alla partecipazione onde perseguire le finalità istituzionali ed ogni altra attività sia pure connessa o complementare diretta a favorire lo scambio di beni e di servizi dell’Organizzatore incluse le attività necessarie all’ordinaria gestione della rassegna espositiva, della pubblicazione on line ed off line, della valutazione della soddisfazione dell'utente, di finalità commerciali e di marketing, di scopi statistici ed altri similari che possono comportare la comunicazione e la diffusione dei dati a terzi, operanti in Italia e/o all'estero. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati in conformità a quanto deliberato dal D.lgs. 30/06/2003 n. 196 articoli 31-33-34-36. Il trattamento può pertanto avvenire sia direttamente che con l’intervento di terzi con qualsiasi mezzo e tali dati potranno essere utilizzati e comunicati - e pure trasferiti a terzi anche fuori del territorio nazionale per qualsiasi iniziativa collegata o conseguente alla rassegna espositiva o diretta a favorire lo scambio di beni e di servizi oggetto della iniziativa stessa - e particolarmente a quanti collaborino sotto qualsiasi forma nella realizzazione delle attività dell’Organizzatore - ad altri soggetti del settore fieristico o che operino nel settore stesso (organismi associativi o consortili - banche dati esterne - ricerche di mercato - ecc.) - ed a quanti interessati ai settori economici inerenti la rassegna. Titolare del trattamento è l'Organizzatore

RULES & FEES

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Art. 1) ITABIA Italian Biomass Association Association (hereinafter referred to as the “Organizer”), in collaboration with CNR IBE (National Research Council - Institute for Bioeconomy) and FEDERUNACOMA

(National Federation of Agricultural Machinery Manufacturers) organizes the Futa Expò field event - a live demonstration and commercial event dedicated to technologies and equipment for the forest and wood industry. The event will take place from 4 to 6 July 2025 at La Dogana farm, in Barberino del Mugello (FI).

Art. 2) All companies that manufacture, adapt, market or promote technologies for forestry and wood processing are admitted to the event, including those who deal with:

• forestry tractors

• silviculture machinery and equipment

• components and separate parts of tractors and forestry machinery

• accessories, tools, clothing, etc.

• services for forestry companies and operators (financial, insurance, rental, specialized and sector press)

Art. 3) Stand allocation is the exclusive responsibility of the Organizer and will be communicated to FUTA Expo participants 30 days before the start of the event.

Art. 4) Exhibitors may take possession of their stands starting from 9:00 on July 1st; they finish setting up their stands by 20:00 on July 3rd. Dismantling of stands may begin at 18:00 on July 6th. All companies must vacate their plots by 18:00 on July 8th.Art.

Art. 5) Stands will be set up by the exhibitors as desired, provided that compliance with the current provisions of the law is assured. The display of advertisements, panels, banners etc. is permitted exclusively within the exhibitors’ own stands. The Organizer will make available to each exhibitor the type and amount of biomass necessary for carrying out the demonstrations. Exhibitors waiving that service are not entitled to any reimbursements, except for specific agreements to be defined on a case-by-case basis and which do not bind the Organizer in any way.

Art. 6) The exhibitors exonerate the Organizer from any civil and criminal liability, for anything that may happen inside their stands from the moment of delivery until its return.

Art. 7) The demonstrations must be carried out by qualified personnel, capable to safely use the machines and equipped with all the PPE required by law. Exhibitors who allow visitors to try their machines will do

so under their own responsibility.

Art. 8) The Organizer is not responsible for machines that do not comply with the current regulations on

machine safety and accident prevention. Please remember that the machines referred to in Art. 1 must comply with the European work safety regulations.

Art. 9) Exhibitors are required to acquire a suitable and comprehensive insurance policy for the event (damage

and personal liability, transport, theft, fire, exceptional events). The exhibitor assumes full responsibility for any damage or theft that may occur during the event or during the set-up and dismantling period.

Art.10) If the date of the event is changed or the event is cancelled due to Force Majeure or for reasons beyond the control of the Organizer, no compensation is granted to the exhibitors.

Art.11) The accompanying documents for any travelling goods (tractors and equipment) must be addressed to the exhibitors themselves, with destination "Azienda Agricola La Dogana - Località La Dogana - 50031 Barberino di Mugello (FI).”

Art. 12) The trucks must be parked in the parking spaces set up for this purpose and properly indicated by the Organizer.

Art. 13) The following will be the responsibility of the Organizer:

• Arrangement of plots/signage

• Organization of exhibitor and visitor parking

• Night surveillance

• Various services (first aid, fire services, toilets)

• Basic liability insurance

Art. 14) To reach their own stands with their machines, equipment and materials, exhibitors must follow the route marked for that purpose. The stands must be set within the perimeter assigned, without invading any visitor and/or emergency paths.

Art. 15) Admission to the event takes place upon presentation of the request for participation, drawn up as communicated by the Organization in the participation forms. The Organizer reserves the right to

confirm admission to the event, as well as acceptance of the machines to be exhibited.

Art. 16) Participation fees are reported in this table and vary according to the space required by the exhibitors who will be able to benefit from a 20% Early Bird discount if they pay the balance by 15 March 2025

Art. 17) Admission is subject to payment of the total amount including VAT within the deadline indicated on the application form.

Art. 18) The Organizer reserves the right to establish additional rules and provisions deemed appropriate to improve the safety and efficiency of the event, even in derogation of this regulation.

Art. 19) By signing the application for admission, the exhibitors accept the general regulation and all supplementary provisions that will be adopted by the Organizer. Furthermore, pursuant to law 675/96 and subsequent additions and modifications, the use of data for purposes functional to the development of the event is authorized. Information to the interested party pursuant to art. 13 of legislative decree no. 196/2003 and provision of consent. The personal data provided by the interested party are also

processed with IT tools for the purposes indicated in this regulation and in the application forms in order to pursue the institutional purposes and any other activity - even if connected or complementary - aimed

at promoting the exchange of goods and services, including the activities necessary for the ordinary management of the exhibition, online and offline publication, evaluation of user satisfaction, commercial and marketing purposes, statistical purposes and other similar purposes that may involve the

communication and dissemination of data to third parties, operating in Italy and/or abroad. Specific security measures are observed to prevent the loss of data, illicit or incorrect use and unauthorized access, in compliance with the provisions of Legislative Decree 30/06/2003 n. 196 articles 31-33-34-

36. Data processing maybe conducted directly or with the intervention of third parties, and data may be used, communicated and transferred to third parties - even outside the national territory for any initiative connected or consequent to the exhibition or aimed at promoting the exchange of goods and services object of the initiative itself - and in particular to those who collaborate in any form in the implementation of the Organizer's activities, as well as to other subjects in the trade fair sector or who operate in the sector itself (associative or consortium bodies - external databases - market research - etc.) - and to those interested in the economic sectors inherent to the exhibition.

The data controller is the Organizer.

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